Factuur maken

Hoe maak je een factuur

In deze instructie leggen we stapsgewijs uit hoe je hierboven een factuur kunt maken die alle juiste onderdelen bevat. Het is belangrijk dat een factuur alle informatie bevat die de Belastingdienst vereist. Ook moet een factuur voldoende informatie bevatten om de ontvanger de mogelijkheid te geven de factuur op de juist manier af te handelen.

We hebben de factuur opgedeeld in 6 hoofdonderdelen:

1. Factuurdetails - Specifiek factuurinformatie
2. Aan - Het bedrijf of persoon waaraan de factuur is gericht, de ontvanger.
3. Uw bedrijf - De gegevens van uw bedrijf, de verzender.
4. Bedrijfslogo - Het logo dat moet worden gebruikt op de factuur.
5. Betaalgegevens - De gegevens die nodig zijn om de betaling van de factuur uit te voeren.
6. Factuurregels - 1 of meer regels met diensten en/of producten met aantal en kosten.

Factuurdetails

In dit gedeelte vul je de volgende gegevens in:

1. Factuurnummer
2. Factuurdatum
3. Leverdatum
4. Extra informatie

Factuurnummer

Elke factuur die je maakt moet een uniek factuurnummer hebben. Bovendien moet de nummering opvolgend zijn. Dat is handig voor je eigen administratie, maar ook een eis van de Belastingdienst. Komen ze een keer bij je controleren, dan weten ze direct of alle facturen er zijn. Laat dus nooit een gat in de nummering ontstaan of geef nooit verschillende facturen uit met hetzelfde nummer.

Factuurdatum

Een factuurdatum is verplicht op een factuur. Het is de datum waarop je je document uitreikt aan je klant.

Leverdatum

Naast een factuurdatum is ook de leverdatum een verplicht item op de factuur. Dit is de datum waarop de op de factuur genoemde producten en/of diensten zijn geleverd. Als je een verzamelfactuur maakt, van bijvoorbeeld de werkzaamheden van 1 gehele maand bij een opdrachtgever. Vermeld dan in de factuurregels duidelijk op welke data de werkzaamheden zijn verricht.

Verder is het belangrijk dat een factuurdatum niet ver afwijkt van de levering. Een factuur sturen over een levering van een jaar eerder is dus niet zo verstandig.

Extra informatie

Dit veld is niet verplicht. Vul hier gegevens in die je bovenaan de factuur ter informatie aan de ontvanger wilt tonen.

Aan

In dit tabblad kunnen de gegevens van de ontvanger worden ingevuld. Het is belangrijk deze zo volledig mogelijk in te vullen. U, maar ook de Belastingdienst kan dan herkennen wie de ontvanger is van de factuur. De bedrijfsnaam mag worden leeggelaten als het om een particulier gaat.

Uw bedrijf

In dit gedeelte vult u de gegevens in van uw bedrijf. Let op KvK-nummer en BTW-nummer moeten worden ingevuld. Dat is een vereiste vanuit de Belastingdienst. Overigens zijn de andere gegevens ook belangrijk. De Belastingdienst vereist in veel gevallen bijvoorbeeld als je een bedrijf hebt, dat je er ook een website op na houdt. Uiteraard is het van belang ook de correct adresgegevens te vermelden zoals bekend bij de Kamer van Koophandel.

KvK-nummer

Het KvK-nummer is het nummer dat je bij de Kamer van Koophandel hebt ontvangen bij de inschrijving van je bedrijf. Dit nummer kan gemakkelijk worden opgezocht via de website van de Kamer van Koophandel.

BTW-nummer

Het BTW-nummer is een nummer dat je ontvangt van de Belastingdienst na de inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Dit nummer is gekoppeld aan de omzetbelasting / BTW die je moet betalen of terugontvangt.

Dit werkt eigenlijk als volgt. Over de producten en diensten die je verkoopt moet van Belastingwege BTW heffen. Het percentage (bijvoorbeeld 9% of 21%) hangt af van het soort dienst of het type product. Je rekent dus eerst voor jezelf uit wat een product of dienst moet kosten zonder BTW. Je bepaalt op dat moment de marge op producten en de kosten van je arbeid. Daarbovenop moet je daarna het percentage BTW vaststellen op basis van de regels die de Belastingdienst daarover heeft opgesteld. (op voeding en boeken is de BTW 9%, op de meeste andere producten 21%).

Het totaal (kosten van diensten en producten samen met de BTW), is het bedrag dat op de factuur komt te staan. De BTW die je van je klant ontvangt moet je apart houden en eens per maand, per kwartaal of per jaar terugbetalen aan de Belastingdienst. Koop je voor je onderneming producten en diensten in, dan betaal je wel de BTW aan de andere ondernemer. Maar mag je die terugvragen van de Belastingdienst of verrekenen met de BTW die je van klanten hebt ontvangen. Het betalen en ontvangen van BTW doe je via de aangifte omzetbelasting.

Stel dat je voor 200 euro + 21 euro BTW aan spullen verkoopt. En voor 50 euro + 5,75 euro BTW aan spullen koopt. Dan moet je in eerste instantie 21 euro BTW aan de Belastingdienst betalen maar je mag 5,75 euro van dit bedrag aftrekken. Per saldo betaal je dan 15,25 euro BTW

Bedrijfslogo

Elk zichzelf respecterend bedrijf heeft een bedrijfslogo. Je kunt je logo in dit tabblad uploaden. Het logo mag niet groter zijn dan 3 Mb, de afmeting/resolutie doet er niet toe. Wij passen het logo zo aan, dat het precies op de factuur past.

Gebruik nooit het logo van een bedrijf waar jij geen eigenaar van bent. Of een logo dat lijkt op het logo van een ander bedrijf. Je kunt dan in juridische problemen verzeilt raken.

Factuurregels

In de factuurregels zijn de producten en diensten opgenomen die je hebt verkocht aan je klant. Maak per dienst of product een factuurregel aan. De factuurregel bevat de volgende gegevens:

1. Product/Dienst - Naam van de dienst of product.
2. Aantal - Het aantal producten of bij een dienst bijvoorbeeld het aantal uren.
3. Prijs per stuk - De prijs per stuk of bijvoorbeeld per uur
4. Prijs inclusief / exclusief BTW - Of de genoemde prijs inclusief of exclusief BTW is
5. BTW - Het BTW percentage voor deze factuurregel

Nieuwe factuurregel maken

Om een nieuwe factuurregel toe te voegen druk je op de link: "Nieuw" aan de linkerbovenkant van de lijst met factuurregels.

Factuur afdrukken

Als je alle gegevens hebt ingevuld, dan kun je de factuur gaan afdrukken. Druk op de afdrukken knop links bovenin. Het kan even duren maar de factuur wordt nu voor je gegenereerd. Je kunt de factuur opslaan als PDF, afbeelding, HTML en noem maar op.

Controleer of alle gegevens op de factuur correct zijn. Controleer vooral of het factuurnummer uniek en opvolgend is. Verder controleer je of de factuurdatum en leverdatum correct is, samen met de overige gegevens.

Bewaar de factuur in je eigen administratie. De gegevens van je laatste factuur worden bewaard in de browser. Zodra je deze website weer bezoekt worden ze dan ingeladen. Wij bewaren geen gegevens op onze servers, behalve het logo van je bedrijf.